Protokoll

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Protokoll

Das Protokoll für die Vorstandssitzung ist die dokumentierte Grundlage Ihrer Vorstandsarbeit. Im Protokoll werden die Beschlüsse festgehalten, und dienen damit als Arbeitsunterlage und Gedächtnisstütze zugleich. Daher werden im Protokoll auch Äußerungen und Tatbestände notiert, die von Interesse sind ohne Beschlüsse zu sein. Das Protokoll wird vom Protokollführer und dem Sitzungsleiter unterschrieben. Eine Liste der Sitzungsteilnehmer wird dem Protokoll beigefügt, auf der evtl. nicht oder nur zeitweise teilnehmende Mitglieder des Gremiums vermerkt werden.

Wortprotokoll

Das Wortprotokoll ist eine wortgetreue Mitschrift.

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll enthält die Bezeichnung des Gremiums, dann den Ort, den Tag und die Uhrzeit der Sitzung. Es folgt das Ergebnis der einzelnen Tagesordnungspunkte evtl. mit Angabe der für die Erledigung eines Problems zuständigen Abteilung.

Stichwortprotokoll

Möchte ein Diskussionsteilnehmer seinen Beitrag „zu Protokoll genommen wissen“ oder sollen wichtige Beiträge über den Beschluss hinaus festgehalten werden, wird das Ergebnisprotokoll zum Stichwortprotokoll erweitert. Es gibt so in etwa den Sitzungsverlauf wieder. Insbesondere kann später besser nachvollzogen werden, welche Argumente zu diesem Beschluss geführt haben.

 rechtliche Bedeutung des Protokolls

Ein ordnungsgemäß geführtes Versammlungsprotokoll sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Ort, Tag und Stunde der Versammlung.
  • Die Eröffnung durch den Versammlungsleiter mit der Feststellung, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist.
  • Die Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder.
  • Die Genehmigung der Tagesordnung.
  • Die Berichte des Vereinsvorsitzenden, des Schatzmeisters, der Abteilungsleiter, der Rechnungsprüfer. (Diese können auch als Anlage beigefügt werden).
  • Die Entlastung des Vorstands.
  • Die Texte der zur Abstimmung gelangten Sachanträge.
  • Die Art der Abstimmung mit dem genauen Abstimmungsergebnis (Anwesende stimmberechtigte Personen, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Stimmenthaltungen, ungültige Stimmen, auch wenn die letzteren zwei bei der Ermittlung des Ergebnisses nicht mitgezählt werden).
  • Bei Wahlen die Namen der Gewählten.
  • Die Erklärung, dass diese die Wahl annehmen.

 

Das Protokoll ist eine Privaturkunde und begründet, sofern unterschrieben, vollen Beweis dafür, dass die darin enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben sind (siehe hierzu § 416 ZPO). Das Protokoll muss nicht, um gültig zu sein, von einer Mitgliederversammlung (oder einem anderen Gremium) genehmigt werden. Einsicht in das Protokoll haben Vereinsmitglieder, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen. Es sei denn, die Satzung schreibt vor, jedem Mitglied vom Protokoll Kenntnis zu geben. Das Versammlungsprotokoll bildet für den Verein, seine Organe und Mitglieder eine gesicherte Grundlage der Vereinsarbeit. Das ordnungsgemäß geführte und unterschriebene Protokoll hat Beweiswert.

Auszug aus „Erfolgreich als Vereinsvorstand“ erhältlich unter http://www.vereinsbuchladen.de oder im örtlichen Buchhandel.

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